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  • Photo du rédacteurJean Noël Bruère

VOUS ETES DEBORDE? Comment vous économiser en restant efficient ?



Comme bon nombre de professionnels, vous devez faire face à des charges de travail croissantes et à des exigences de productivité toujours plus élevées.


La gestion efficace de votre temps et de vos tâches devient alors essentielle pour vous éviter de craquer et maintenir vos performances à un niveau optimal.


Voici une stratégie en sept points, appuyée sur deux outils éprouvés pour vous aider à transformer votre EFFICACITE en EFFICIENCE.


La Stratégie générale en 7 Points


1.   Identifiez vos tâches cruciales :


Utilisez des listes pour repérer vos tâches clés. Vous pourrez ainsi focaliser vos efforts sur ce qui compte vraiment.


2.   Hiérarchisez-les :


Classez vos tâches par priorité. Concentrez-vous sur les plus importantes pour avoir un impact maximum sur vos objectifs.


3.   Planifiez :


Fixez des délais pour les tâches prioritaires. Une bonne planification assure une exécution fluide et sans stress.


4.   Restez concentré:


Identifiez vos périodes de productivité maximale et tirez-en parti.


Minimisez les distractions durant ces instants "magiques".


5.   Réduisez les pertes de temps :


Ecartez les tâches non essentielles, elles siphonnent votre énergie et votre temps sans apporter de valeur ajoutée.


6.   Rangez et organisez :


Un espace de travail ordonné améliore votre clarté mentale.


Moins de désordre signifie moins de temps perdu à chercher ce dont vous avez besoin pour avancer.


7.   Dites non et déléguez :


Apprenez à dire non aux tâches non essentielles et à déléguer ce que vous pouvez.

Gardez votre focus sur ce qui demande vraiment votre expertise.


Les Outils : matrice d’Eisenhower et loi de Pareto


Ces outils, intégrés dans la stratégie générale en 7 points permettent de hiérarchiser les tâches, de mieux gérer les interruptions et d'éviter les pièges chronophages.


La Matrice d’Eisenhower


Développé par l'ancien président américain Dwight D. Eisenhower, ce modèle (voir l’illustration) permet de classer les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance :


Dans quel cadran se situe la tâche que vous cherchez à prioriser ?


1.   Quadrant 1 : Important et Urgent 

o   Tâches nécessitant une attention immédiate.

o   Ex. : Résoudre un incident critique, préparer une présentation pour une réunion imminente.


2.   Quadrant 2 : Important mais Non Urgent 

o   Tâches à planifier.

o   Ex. : Formation de l'équipe, préparation du budget annuel.


3.   Quadrant 3 : Non important mais Urgent 

o   Tâches pouvant être déléguées.

o   Ex. : Appels téléphoniques non critiques, demandes de renseignements d’autres départements.


4.   Quadrant 4 : Non important et Non Urgent 

o   Distractions à éviter.

o   Ex. : Vérification des réseaux sociaux, lecture d’articles non essentiels.

Concentrez-vous sur l'essentiel et de gagnez en productivité en allouant votre temps aux tâches ayant le plus grand impact.


La Loi de Pareto


Elle a été théorisée il y a plus d’un siècle par l'économiste Vilfredo Pareto.


Elle révèle qu'environ 80 % des résultats proviennent de 20 % des efforts, et quel que soit le domaine (industrie, économie, sciences, etc.).


Pour rester efficient, concentrez-vous donc sur ces 20 % de tâches qui produisent le plus grand impact.


Il vous faut pour cela identifier les tâches les plus rentables et leur accorder la priorité, pour maximiser vos résultats avec un effort réduit.

 

Comment intégrer ces deux outils:


  • Pareto & Eisenhower : Une synergie pour l’efficacité :

Repérez les tâches importantes et urgentes (matrice Eisenhower), puis appliquez le principe de Pareto pour vous focaliser sur celles qui offrent 80 % des résultats.


  • Planification et Objectivité :

Appuyez-vous sur des éléments concrets et factuels pour remplir la matrice, en utilisant la répartition 80/20 pour évaluer l’importance des tâches.


  • Un deuil à faire :

Apprenez à renoncer au fantasme de la perfection, entrainez vous-y (avec l'aide de votre coach?).

Acceptez ces 20% de "loupés" auxquels vous invite Pareto

Non, vous ne pouvez pas tout faire, et à la perfection !




 


Vous êtes maintenant prêt pour vous rendre plus disponible pour des activités importantes, tant professionnelles que personnelles, pour vous détendre.


Grâce à cette gestion efficace de votre temps et de vos tâches, vous pourrez atteindre un équilibre sain et productif dans votre vie quotidienne.


 

Auteur : Jean-Noël BRUERE

Droits réservés : COACH REUNION CONSULTING 2024 ®

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